情况说明函的格式通常包括信头、称谓、正文、落款等部分，具体如下：
信头：写明自己单位的名称、地址、电话、传真等联系方式。
称谓：一般写成“致XX单位（或个人）”，表示收信人的身份。
正文：包括开头、重点部分、结尾等几个方面。开头要说明写信的缘由，重点部分则要详细说明情况，并提供相关的证据和资料。结尾要简洁明了地总结情况，并表达自己的期望或要求。
落款：一般写明写信人的姓名、单位、电话等联系方式。
范文：
致XXX公司：
我方在贵公司购买了一批货物，但在验货时发现其中多件货品存在质量问题。我们立即联系了贵公司的客服人员，但一直未能得到满意的回应。
附上我们提供的质量问题照片，请贵公司对此问题及时处理，并给我们一个合理的解决方案。我们期待您的回复，谢谢！
此致。
敬礼。
XXX公司。
情况说明函是一种正式的文件，用于向相关方面说明特定事项的详细情况。下面是情况说明函的范本：
[公司名称]
[公司地址]
[日期]
[收件人姓名]
[收件人地址]
[收件人城市，州/省/自治区，邮编]
致[收件人姓名]：
我们写信是为了向您说明[事件/问题]的详细情况。[事件/问题]发生于[日期]， 当时我们的[工作人员/设备/服务]出现了[详细描述]的问题。
我们非常重视这个问题，已经采取了[解决措施]，以确保这种情况不再发生。同时，我们也对造成的不便深表歉意。
如果您有任何疑问或需要进一步的解释，请随时与我们联系。我们将尽快回复您并提供更多的信息。
此致
敬礼
[您的名字]
尊敬的XXX领导：
您好！在这里，我想向您汇报某些情况，希望能够得到您的耐心阅读和指导。
经过近期的调研和分析，我们发现公司部分员工存在以下几个问题：
一、缺乏工作积极性
某些员工对工作态度不够认真，缺乏工作积极性，对工作缺乏热情，并且常常出现拖延和懈怠的现象。这一问题严重影响了我们公司的工作效率和工作质量。
二、缺乏团队合作精神
在公司日常工作中，我们发现某些员工缺乏团队合作精神，不愿意与同事共同协作，沟通表达不清，存在信息不畅通的情况。这一问题严重影响了公司整体的协同性和工作效率。
三、存在违规行为
我们注意到一些员工存在违规行为，如迟到早退、私自带外人进入公司、擅自离开岗位等行为。这些行为不仅影响公司的工作效率和工作质量，而且也损害了公司的形象和声誉。
以上是我们发现的公司部分员工存在的问题，这些问题严重影响了我们公司的运营和发展。我们已经开始采取行动，通过加强员工培训，及时发现并解决问题等多种措施来处理这些问题。同时，我们也诚恳地希望领导能够在管理上给予更多的指导和支持，共同推动公司的发展。
感谢您的耐心阅读和支持！
此致
敬礼
XXX公司