情况说明函是一种正式的文件，用于向相关方面说明特定事项的详细情况。下面是情况说明函的范本：
[公司名称]
[公司地址]
[日期]
[收件人姓名]
[收件人地址]
[收件人城市，州/省/自治区，邮编]
致[收件人姓名]：
我们写信是为了向您说明[事件/问题]的详细情况。[事件/问题]发生于[日期]， 当时我们的[工作人员/设备/服务]出现了[详细描述]的问题。
我们非常重视这个问题，已经采取了[解决措施]，以确保这种情况不再发生。同时，我们也对造成的不便深表歉意。
如果您有任何疑问或需要进一步的解释，请随时与我们联系。我们将尽快回复您并提供更多的信息。
此致
敬礼
[您的名字]