情况说明函是一种正式的文件，用于向相关方面说明特定事项的详细情况。下面是情况说明函的范本：
[公司名称]
[公司地址]
[日期]
[收件人姓名]
[收件人地址]
[收件人城市，州/省/自治区，邮编]
致[收件人姓名]：
我们写信是为了向您说明[事件/问题]的详细情况。[事件/问题]发生于[日期]， 当时我们的[工作人员/设备/服务]出现了[详细描述]的问题。
我们非常重视这个问题，已经采取了[解决措施]，以确保这种情况不再发生。同时，我们也对造成的不便深表歉意。
如果您有任何疑问或需要进一步的解释，请随时与我们联系。我们将尽快回复您并提供更多的信息。
此致
敬礼
[您的名字]
情况说明函范文模板：
发件人：
收件人：
标题：情况说明
尊敬的XXX：
我们很抱歉地通知您，XXXXX（事件或问题）。我们深感歉意，并希望通过此信向您说明情况。
首先，我们要向您道歉。我们确实犯了错误，导致了您的不便和困扰。我们深深地感到内疚。
在此，我们要向您保证，我们已经采取了一切必要的措施来解决这个问题。我们正在尽最大的努力，确保这种情况不会再次发生。
我们深知，您已经受到了很大的影响，我们会尽最大的努力弥补您的经济损失和时间损失。
最后，我们再次向您表示深深的歉意，并感谢您对我们的信任和支持。
此致
敬礼
XXXX（您的名字）
情况说明函的格式通常包括信头、称谓、正文、落款等部分，具体如下：
信头：写明自己单位的名称、地址、电话、传真等联系方式。
称谓：一般写成“致XX单位（或个人）”，表示收信人的身份。
正文：包括开头、重点部分、结尾等几个方面。开头要说明写信的缘由，重点部分则要详细说明情况，并提供相关的证据和资料。结尾要简洁明了地总结情况，并表达自己的期望或要求。
落款：一般写明写信人的姓名、单位、电话等联系方式。
范文：
致XXX公司：
我方在贵公司购买了一批货物，但在验货时发现其中多件货品存在质量问题。我们立即联系了贵公司的客服人员，但一直未能得到满意的回应。
附上我们提供的质量问题照片，请贵公司对此问题及时处理，并给我们一个合理的解决方案。我们期待您的回复，谢谢！
此致。
敬礼。
XXX公司。