情况说明书是一种正式文书，用于说明某个情况的详细情况，包括发生的原因、影响、处理方法等。下面是情况说明书的格式和模板范文。
情况说明书格式：
1. 标题：居中，加粗，字号一般为16号，简洁明了。
2. 时间：在标题下方左对齐，标明起止时间，格式为YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD。
3. 收件人：在时间下方，右对齐，标明收件人的名称、地址、所在单位等。
4. 正文：在收件人下方，左对齐，包括以下内容：
（1）情况发生的背景和原因。
（2）情况的详细描述，包括事实、数据等。
（3）情况的影响，对相关方面造成的影响。
（4）对情况的处理方法和解决方案，包括实施时间、措施等。
（5）对未来的预测和建议。
5. 署名：在正文下方，右对齐，注明发件人的姓名、职务、联系方式等。
6. 附件：如果有相关文件、材料等，可附在信封内。
情况说明模板范文：
标题：关于机器故障的情况说明
时间：2019-05-01至2019-05-03
收件人：XXX公司质量部
尊敬的质量部：
我们公司于5月1日开始生产的XX产品中，出现了机器故障的情况。具体情况如下：
1. 情况发生的背景和原因
公司在上个月购置了一台新的生产机器，这台机器经过试运行后没有出现问题，但在正式生产中出现了故障。经过排查，发现故障是由于机器的控制系统出现了故障导致的。
2. 情况的详细描述
在5月1日开始生产时，机器在正常运行中突然停止，无法继续生产。我们立刻对机器进行了检查和维修，但由于技术困难，无法及时解决故障。
经过反复排查，我们最终确定了故障原因，并采取了相应的措施重新启动了机器。但由于停机时间过长，导致了订单推迟交货，给公司和客户带来了不便和损失。
3. 情况的影响
机器故障导致了生产中断和订单推迟，给公司和客户带来了经济损失和信誉损失。
4. 对情况的处理方法和解决方案
我们将对机器进行彻底的检查和维修，确保机器的正常运行。同...
情况说明书的格式一般包括以下部分：
1. 标题：一般为“情况说明”或“情况说明书”
2. 说明编号：一般由单位或部门的编号加上流水号构成，便于查找和管理。
3. 编制日期：说明书编制的日期。
4. 内容概述：简要描述情况说明书的内容和目的。
5. 问题陈述：清晰明了地陈述问题。
6. 情况描述：详细叙述问题发生的时间、地点、原因、影响等内容。
7. 解决措施：说明针对此问题所采取的措施，包括技术、管理、组织等方面的措施。
8. 结果评估：说明采取措施后的效果评估。
9. 参考资料：列出相关的资料、文件或规定。
10. 附件：如有必要，可以附上相关的图片、表格、图表等资料，以加强情况的描述。
情况说明的正规格式应该符合技术文档的要求，包括版权声明、目录、页眉、页脚、字体、编号等方面。同时，应遵循简洁明了、逻辑清晰、重点突出、结论明确等原则，以便读者能够快速了解情况和解决方案。