情况说明函的格式通常包括信头、称谓、正文、落款等部分，具体如下：
信头：写明自己单位的名称、地址、电话、传真等联系方式。
称谓：一般写成“致XX单位（或个人）”，表示收信人的身份。
正文：包括开头、重点部分、结尾等几个方面。开头要说明写信的缘由，重点部分则要详细说明情况，并提供相关的证据和资料。结尾要简洁明了地总结情况，并表达自己的期望或要求。
落款：一般写明写信人的姓名、单位、电话等联系方式。
范文：
致XXX公司：
我方在贵公司购买了一批货物，但在验货时发现其中多件货品存在质量问题。我们立即联系了贵公司的客服人员，但一直未能得到满意的回应。
附上我们提供的质量问题照片，请贵公司对此问题及时处理，并给我们一个合理的解决方案。我们期待您的回复，谢谢！
此致。
敬礼。
XXX公司。
情况说明函是一种正式的文件，用于向相关方面说明特定事项的详细情况。下面是情况说明函的范本：
[公司名称]
[公司地址]
[日期]
[收件人姓名]
[收件人地址]
[收件人城市，州/省/自治区，邮编]
致[收件人姓名]：
我们写信是为了向您说明[事件/问题]的详细情况。[事件/问题]发生于[日期]， 当时我们的[工作人员/设备/服务]出现了[详细描述]的问题。
我们非常重视这个问题，已经采取了[解决措施]，以确保这种情况不再发生。同时，我们也对造成的不便深表歉意。
如果您有任何疑问或需要进一步的解释，请随时与我们联系。我们将尽快回复您并提供更多的信息。
此致
敬礼
[您的名字]
情况说明函1
致：广西xxxxxx发展有限公司
我司为xxx渐青二期铁艺栏杆制作安装单位,自合同签订之日起,为积极配合甲方施工进度要求,我司严格根据合同要求对工作进行了计划性、有序性、严谨性、目标性的安排部署,具体为:现场实际尺寸的测量、下料生产、发货进场、监理验收、分货到位、成品安装、成品保护、成品维护等各个环节,我司委派了不同的专业化职业化的团队进行跟踪管理,执行到位。
我司针对于甲方所要求的山渐青项目太阳鸟、观星台组团阳台铁艺栏杆;月亮岛、林湖语组团别墅住宅间铁艺栏杆(虚线)及基础;月亮岛、林湖语组团别墅住宅前院铁艺栏杆(虚线)及基础;户型入户铁艺门、等工程项目绝大部分基本如期完工。也有部分子工程项目在施工过程中因实际问题有轻微延误工期的情况(比如太阳鸟阳台栏杆)，具体原因系数说明如下：
1、 土建原因：由于部分土建施工工作面不规整导致我司技术员在下料过程中尺寸出现一定偏差，以致于到货进场的一部分栏杆成品无法按照国家标准安装，故此批产品不得已只能返厂，然后重新加工生产、发货进场、安装，故此影响一定时间的工期。
2、 上道工序拖延：我司在实际施工过程中发现有相当一部分GRC罗马柱没有安装，由于栏杆对于安装精度要求比较高，罗马柱没有安装直接导致栏杆无法精确定位居中，因此我司和贵方协商，最终结论是：GRC安装完成后，具备工作面，栏杆方能安装，此项直接影响一定时间的工期。
3、 天气原因：为确保工期，我司要求安装工人加班加点，利用一切可以利用的时间做工，但事与愿违，一次下雨天做工，我司其中一位安装工人不小心被漏电击中昏迷，由于抢救处理及时没有造成太大的严重后果，为避免同类事情发生，确保工人安全，体现甲方文明施工精神，我司严谨下雨天以及天气恶劣情况下做工，此项也会轻微影响工期。
以上为我司合同执行情况以及部分工程项目延误原因说明，呈贵司审阅!
xx市xx金属材料有限公司南宁分公司
xxxx年4月26日
情况说明函2
尊敬的各级领导：
感谢贵单位对我公司的信任，给予我们参与xx国际大酒店消防改造工程家具制作与安装的机会，倍感珍惜。...