情况说明书是一种正式文书，用于说明某个情况的详细情况，包括发生的原因、影响、处理方法等。下面是情况说明书的格式和模板范文。
情况说明书格式：
1. 标题：居中，加粗，字号一般为16号，简洁明了。
2. 时间：在标题下方左对齐，标明起止时间，格式为YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD。
3. 收件人：在时间下方，右对齐，标明收件人的名称、地址、所在单位等。
4. 正文：在收件人下方，左对齐，包括以下内容：
（1）情况发生的背景和原因。
（2）情况的详细描述，包括事实、数据等。
（3）情况的影响，对相关方面造成的影响。
（4）对情况的处理方法和解决方案，包括实施时间、措施等。
（5）对未来的预测和建议。
5. 署名：在正文下方，右对齐，注明发件人的姓名、职务、联系方式等。
6. 附件：如果有相关文件、材料等，可附在信封内。
情况说明模板范文：
标题：关于机器故障的情况说明
时间：2019-05-01至2019-05-03
收件人：XXX公司质量部
尊敬的质量部：
我们公司于5月1日开始生产的XX产品中，出现了机器故障的情况。具体情况如下：
1. 情况发生的背景和原因
公司在上个月购置了一台新的生产机器，这台机器经过试运行后没有出现问题，但在正式生产中出现了故障。经过排查，发现故障是由于机器的控制系统出现了故障导致的。
2. 情况的详细描述
在5月1日开始生产时，机器在正常运行中突然停止，无法继续生产。我们立刻对机器进行了检查和维修，但由于技术困难，无法及时解决故障。
经过反复排查，我们最终确定了故障原因，并采取了相应的措施重新启动了机器。但由于停机时间过长，导致了订单推迟交货，给公司和客户带来了不便和损失。
3. 情况的影响
机器故障导致了生产中断和订单推迟，给公司和客户带来了经济损失和信誉损失。
4. 对情况的处理方法和解决方案
我们将对机器进行彻底的检查和维修，确保机器的正常运行。同...
情况说明书的格式一般包括以下部分：
1. 标题：一般为“情况说明”或“情况说明书”
2. 说明编号：一般由单位或部门的编号加上流水号构成，便于查找和管理。
3. 编制日期：说明书编制的日期。
4. 内容概述：简要描述情况说明书的内容和目的。
5. 问题陈述：清晰明了地陈述问题。
6. 情况描述：详细叙述问题发生的时间、地点、原因、影响等内容。
7. 解决措施：说明针对此问题所采取的措施，包括技术、管理、组织等方面的措施。
8. 结果评估：说明采取措施后的效果评估。
9. 参考资料：列出相关的资料、文件或规定。
10. 附件：如有必要，可以附上相关的图片、表格、图表等资料，以加强情况的描述。
情况说明的正规格式应该符合技术文档的要求，包括版权声明、目录、页眉、页脚、字体、编号等方面。同时，应遵循简洁明了、逻辑清晰、重点突出、结论明确等原则，以便读者能够快速了解情况和解决方案。
原因情况说明书。
尊敬的客户/合作伙伴：
感谢您一直以来对我公司的支持与信任。很抱歉我们所签订的业务合同出现了违约行为，我们深感愧疚。
在此，我公司将针对此次违约事件，向您详细说明原因和情况：
一、原因。
1. 内部管理不严格。我们公司在合同签订过程中，存在对相关条款未严格审核，对经办人员的业务能力和风险意识缺乏有效监督等内部管理问题。
2. 外部环境变化。近期因市场变化、政策调整等原因，涉及到本次合同的业务情况发生了一定变化，我们未能及时调整节奏，对相关风险把控不足。
二、情况。
1. 我公司核心管理层高度重视此次违约事件，迅速成立应急处理小组，并启动内部调查程序。同时，整改了相关管理规定，加强了内部管理和风险控制。
2. 我公司已联系您，积极与您沟通，协商补偿方案，承担我们公司应承担的责任，并尽快落实具体方案，保障您的合法权益。
最后，再次向您表示我们的诚挚歉意，并承诺将以更加严格的管理和负责任的态度，为您提供更优质的服务。
本说明书为我公司对违约事件的公开说明，如有任何疑问和建议，请随时联系我们。
此致。
敬礼。
XXX公司。